Facility Manager halten den Betrieb am Laufen

Eine griffige und allgemein anerkannte Definition des Arbeitsfeldes gibt es bis heute kaum. Denn Facility Manager beackern ein weites Feld. Sie sind Kaufleute, Techniker, Handwerker und Organisatoren in Personalunion. Oft auch noch Vermittler zwischen Fronten – und sozusagen die gute Seele der Betriebe. Sie beschäftigen sich ebenso mit dem Bau und dem Mieten von Immobilien, als auch mit der Planung für benötigte Betriebsflächen und der Ausstattung von Arbeitsplätzen. Vereinbarungen und Verträge mit Reinigungs-, Catering- und Wachdiensten gehen über ihren Tisch.

«Facility Manager sind keine Edelhausmeister», bekräftigt Susanne Baumann, die Präsidentin des Berufsverbandes fmpro.

«Facility Manager sind keine Edelhausmeister», bekräftigt Susanne Baumann, die Präsidentin des Berufsverbandes fmpro. Die heute erforderlichen Aufgaben eines Facility Managers nehmen stetig zu. Sie binden zudem Fachkräfte aus dem Unternehmen und Betrieb in die immer grösseren und komplexeren Arbeiten mit ein. Und bei allem achten sie auf die gesetzlichen Bestimmungen, betrieblichen und sicherheitstechnischen Vorgaben und walten nach den Grundsätzen: Kostenoptimierung und Kosteneffizienz. Dazu Susanne Baumann: «Ein effizientes FM zahlt sich für Unternehmen immer aus, fallen doch rund 80 Prozent der Kosten einer Immobilie in der Nutzungsphase an.»

FM-Kräfte bündeln

Der Markt für Facility Management beträgt in unserem Land geschätzte zehn Milliarden Franken. Immer mehr gefragt ist auch der Rat von FM-Professionals bei der Beurteilung der Lebenszykluskosten von Immobilien. Diese Kosten sind hoch, insbesondere bei den Reinigungs-, Überwachungs- und Instandhaltungskosten, und sind ein zentrales Thema bei den führenden Fachverbänden IFMA Schweiz, FM Media AG, fmpro und SVIT FM Schweiz. Immer noch fehlende Prozessstrukturen und ungenaue bis gar keine Verantwortlichkeiten tragen laut FM-Spezialisten zu unnötigen Kostensteigerungen bei. Viele FM-Dienstleister sehen das anders, die selber ihre Zukunft als Komplettdienstleister sehen. Allerdings ist offensichtlich der Einzeldienstleister weiterhin stark gefragt und dominiert den Markt.

So sind viele KMUs sowie die grösste und wichtigste Immobiliengruppe, die privaten Hausbesitzer, verunsichert, was die richtige Strategie und Vorgehensweise anbetrifft. Professor Hans-Rudolf Schalcher vom Institut für Bauplanung und Baubetrieb der ETH Zürich weist schon lange auf fehlende Entscheidungsgrundlagen hin, mit denen sich Wirtschaftlichkeit und Risiken von verschiedenen Erneuerungs- und Sanierungsstrategien für Wohnbauten mit vernünftigem Aufwand analysieren und beurteilen lassen. Im Gegensatz dazu verfügen viele professionelle Investoren und Immobilienbesitzer über eigene Instrumente. Sie haben dazu die notwendigen fachlichen und personellen Ressourcen.

Standardwerk für Immobilienmanagement

Zusammen mit der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) lancierte Professor Schalcher ein entsprechendes Projekt. Er stellte fest, dass es bis heute keine methodisch zusammenhängenden und wissenschaftlich abgestützten Lösungen gibt, die technische und ökologische Ansätze mit der finanziellen Machbarkeit von integralen Erhaltungs- und Instandsetzungskonzepten bei Gebäuden verknüpfen. Einen wertvollen Beitrag zu dieser Problematik leistet das vor ein paar Jahren erschienene Handbuch für «Immobilienmanagement». Herausgeber dieses 600 Seiten umfassenden Standardwerkes ist die «Kammer Unabhängiger Bauherrenberater» (KUB) des Schweizerischen Verbandes der Immobilienwirtschaft SVIT in Zusammenarbeit mit der ETH Zürich. Aufgrund der ganzheitlichen Behandlung und Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von Immobilien unterscheidet es sich zu anderen Lehrbüchern und dürfte in dieser Hinsicht sogar einzigartig sein.

Es tat sich also in jüngster Zeit Entscheidendes auf dem Sektor. Seit Jahren wird eine integrierte Planung der späteren Bewirtschaftung von Immobilien bereits in der Projektierungsphase gefordert. Trotzdem fristen FM-relevante Anliegen in der Planungs- und Ausführungsphase noch immer ein kümmerliches Dasein. Sie werden selten berücksichtigt und in den gesamten Bauplanungsprozess aufgenommen. Längst ist bestätigt: Hat eine Immobilie ihre Aufgabe und Funktion übernommen, lassen sich Betriebskosten und «Umgebung» nur noch unwesentlich beeinflussen. Eine umfassende und frühzeitige FM-Planung in den Bereichen Bau & Technik ist heute unumgänglich. Deshalb hat sich der Schweizerische Ingenieur- und Architektenverein (SIA) dieser Problematik angenommen und ein Normdokument ausgearbeitet: Empfehlung SIA 113 «FM-gerechte Bauplanung und Realisierung».

Praxisleitfaden und FM-Ausschreibungsmodell

Die besten Grundlagenwerke, Normen und Empfehlungen nützen wenig, wenn die geforderten und formulierten Grundsätze und Leistungen nicht entsprechend ausgeschrieben und umgesetzt werden können. IFMA Schweiz, einer der führenden FM-Fachverbände, hat mit dem CRB (Schweizerische Zentralstelle für Baurationalisierung) und weiteren Projektpartnern einen Praxisleitfaden für die Empfehlung SIA 113 erarbeitet. Der Leitfaden «Planungs- und baubegleitendes Facility Management, pbFM» nimmt die normengemässen Vorgaben auf und gibt konkrete praxisgerechte Anleitung zur Umsetzung der vielfältigen FM-Aufgaben. Bauherren werden mit dem Praxisleitfaden schon bei der Bestellung der Leistungen zum planungs- und baubegleitenden FM unterstützt. Die Leistungserbringer erhalten mit Hilfsmitteln und Beispielen eine praxistaugliche Grundlage.

Das bereits bekannte Prozess-/Leistungsmodell ProLeMo sowie das Ausschreibungsmodell Facility Management AM-FM der vorgenannten Fachverbände und Organisationen bilden die Grundbausteine für den Normpositionenkatalog «NPK Facility Management». Damit können nun endlich Leistungen über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie, also auch in der so wichtigen Bewirtschaftungsphase, beschrieben, kalkuliert und abgerechnet werden. Der NPK FM setzt sich aus den vier Teilen Besondere Bestimmungen, Vorbemerkungen, Leistungsbeschreibungen und Formblätter zusammen. Die Leistungsbeschreibungen sind in drei Kapitelgruppen zusammengefasst: Strategieprozesse, Steuerungsprozesse und operative Prozesse. Das Kapitel operative Prozesse bildet den Hauptteil des neuen NKP und ist in folgende Unterkapitel unterteilt: Erstellung und Erhaltung, kaufmännische Prozesse, Betrieb und Instandhaltung sowie Dienste.

«Der NPK Facility Management ist aufgrund der (zahlenden) grossen Projektpartner wie etwa ETH Immobilien, Infra Post AG, Armasuisse Immobilien, Axpo, Implenia, Halter Immobilien usw. vorwiegend auf diese grossen Player und Bewirtschafter ausgerichtet.» CRB-Projektleiter Karl Liechti

Für KMU nicht geeignet

Können also endlich KMU und kleine Unternehmungen ein auf ihren Betrieb massgeschneidertes FM planen, ausschreiben und realisieren? Eine Anfrage beim CRB-Projektleiter Karl Liechti bringt die Ernüchterung: «Der NPK Facility Management ist aufgrund der (zahlenden) grossen Projektpartner wie etwa ETH Immobilien, Infra Post AG, Armasuisse Immobilien, Axpo, Implenia, Halter Immobilien vorwiegend auf diese grossen Player und Bewirtschafter ausgerichtet.» Eine spätere Zusammenfassung mit Vereinfachungen für KMU sei geplant. Als Fazit kann man bilanzieren: Die grösste und wichtigste Immobiliengruppe wird sozusagen einfach links liegen gelassen – schade.